Plan :

  Import/Export au format Hellodoc
  Import/Export au format ASCI
  Application
  Utilisation avancée

Le module import/export de HelloDOC est accessible par le menu « Fichier » :

IMPORT/EXPORT AU FORMAT HELLODOC.

HelloDOC peut être installé de nombreuses façons différentes. A l’intérieur d’un même cabinet, plusieurs utilisateurs peuvent travailler sur le même Fichier Patients. HelloDOC peut également gérer plusieurs cabinets, chacun possédant son propre Fichier Patients. Il est pourtant parfois utile de récupérer le dossier d’un patient habituellement pris en charge par un autre cabinet.

Un patient déménage et sera pris en charge par un confrère travaillant sur HelloDOC (C’est de plus en plus fréquent !), vous pouvez transférer son dossier par l’intermédiaire d’un cabinet de transfert que vous créerez pour l’occasion.

Vous disposez d’un portable. Imaginons que vous souhaitiez effectuer la saisie de vos actes en visite à domicile alors que votre associé travaille sur votre système au cabinet. Il vous est possible de créer un nouveau cabinet « Visites » sur le poste fixe. Vous créez la même configuration sur votre portable. Au moment de votre départ, vous importez dans votre cabinet « Visites » les dossiers dont vous souhaitez disposer ( tout ou partie ).

Les différentes options vous permettent de choisir de copier l’ensemble du fichier patient ou au contraire de ne choisir que certains dossiers ainsi que de déterminer le cabinet vers lequel ces données seront exportées. L’option « déplacer » supprime le dossier choisi du cabinet d’origine. Vous effectuerez l’opération inverse à votre retour et pourrez exporter du cabinet « Visites » les dossiers que vous avez modifié en direction du cabinet principal du poste fixe. Les échanges pourront transiter soit par l’intermédiaire d’un réseau incluant votre portable, soit au moyen d’un support magnétique ( ex disque Zip), ou encore par un câble série, une liaison téléphonique... Vous recopierez alors le cabinet « Visites » de votre portable sur le cabinet « Visites » du poste fixe et la manœuvre d’importation se fera sur le poste fixe.

ATTENTION : Il est recommandé d’effectuer des essais sur un cabinet fictif afin de ne pas perdre des données importantes et de vérifier la justesse des paramètres choisis. Veillez notamment à ce que soit bien définie l’option du Menu : Outils/Options/Divers.

Si vous omettez de cocher cette case, l’importation écrasera les dossiers présents dans le fichier du cabinet cible. Au contraire, si cette case est convenablement cochée, les données que vous importez seront ajoutées aux dossiers déjà existants et les nouveaux dossiers patients seront créés.

IMPORT/EXPORT AU FORMAT ASCI.

Ce module vous permet d’échanger des informations avec des programmes extérieurs à HelloDOC. Le format choisi pour ces échanges utilise une gamme de caractères de base de l’informatique, la page de codes ASCI. Pour être compatible avec les caractères accentués, ce code universel a été modifié, il se nomme code ANSI. La première application est la saisie des visites à domicile à partir d’un PSION et HelloDOC dispose dans sa version de base de tous les outils nécessaires à cette tâche. Cet accessoire nous permettra de comprendre comment fonctionne ce mode d’échanges.

Le fichier de paramétrage des échanges : Import.hdc

Ce fichier se trouve dans le répertoire HelloDOC. Il peut être modifié au moyen d’un éditeur de texte standard, par exemple Wordpad. Voici un exemple de fichier Import.hdc.

fichier Import.hdc.  ; _________________________________________________  ; Description des formats d’importation disponibles  ; ¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯ [FORMATS] LISTE=PSION, IMAGINE,

[PSION] CHAMPS=Patients :Nom, Patients :Prenom, Consultation :Date, Consultation :Text, Ordonnance :Text, Recette :Total, Recette :Acte DELIMITEUR=, FICHIER=PSION.TXT CREATION=Oui

[IMAGINE] CHAMPS=Patients :Fiche, Patients :Sexe, Patients :Nom, Patients :Prenom, Patients :DateNai, Patients :Poids, Patients :Adresse, Patients :CPostal, Patients :Ville, Patients :Telephone, Patients :Telephone2, Patients :Profession, Inconnu, Inconnu, Patients :NumSS DELIMITEUR= ; FICHIER=IMAGINE.TXT CREATION=Oui DATE=aammjj

[FORMATS] définit la liste des formats d’exportation disponibles, chacun est alors détaillé dans le paragraphe qui lui correspond.

[PSION]

CHAMPS : détermine à quel emplacement des tables de HelloDOC l’enregistrement doit être affecté. DELIMITEUR : c’est le caractère ASCI qui est utilisé dans le fichier à importer pour séparer les différents champs FICHIER : c’est le nom du fichier texte que notre utilitaire importera dans HelloDOC. Ce fichier doit être placé dans le répertoire de HelloDOC sur votre disque dur. CREATION : OUI autorise la création des dossiers de patients n’existant pas dans le fichier patients NON n’autorisera que la mise à jour des dossiers déjà créés. Il vous est alors possible de créer un fichier texte répondant à ces paramètres que vous placerez dans le répertoire HelloDOC et que vous pourrez importer pour compléter vos dossiers avec des données externes.

APPLICATION

Afin de mettre en application ces notions, je vous propose de regarder les modifications apportées au fichier Import.hdc pour les besoins d’une application sous Access me permettant de saisir à mon domicile les recettes effectuées en visite alors que mon épouse exploite HelloDOC au cabinet. Cette application me permet de créer un fichier « Visites.txt » qu’il me suffit de copier dans le répertoire de HelloDOC sur le disque dur du cabinet puis d’importer dans HelloDOC au moyen de l’importation ASCI pour mettre à jour mes dossiers et mes recettes.

Fichier Import.hdc modifié : le paragraphe ACCESS ajouté correspond à l’application. Le placer en premier permet de le trouver en premier dans la liste des formats d’importation de la fenêtre du Menu reproduite plus bas.

Fichier Import.hdc modifié  ; _________________________________________________  ; Description des formats d’importation disponibles  ; ¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯ [FORMATS] LISTE=ACCESS, PSION, IMAGINE,

[ACCESS] CHAMPS=Recette :Date, Patients :Nom, Patients :Prenom, Recette :Acte, Recette :Montant, Recette :Paiement, Recette :Tiers, Recette :Reste DELIMITEUR= ; FICHIER=Visites.txt Création=Oui ANSI=Oui

[PSION] CHAMPS=Patients :Nom, Patients :Prenom, Consultation :Date, Consultation :Text, Ordonnance :Text, Recette :Total, Recette :Acte DELIMITEUR=, FICHIER=PSION.TXT CREATION=Oui

[IMAGINE] CHAMPS=Patients :Fiche, Patients :Sexe, Patients :Nom, Patients :Prenom, Patients :DateNai, Patients :Poids, Patients :Adresse, Patients :CPostal, Patients :Ville, Patients :Telephone, Patients :Telephone2, Patients :Profession, Inconnu, Inconnu, Patients :NumSS DELIMITEUR= ; FICHIER=IMAGINE.TXT CREATION=Oui DATE=aaaammjj

NB : Le paramètre ANSI=OUI permet à HelloDOC de prendre en compte les caractères accentués. Sans cette ligne les prénoms tels que René ou Noël verraient les caractères accentués remplacés par des signes cabalistiques à l’origine de la création de dossiers en doublon. Il est bon de rappeler ici la nécessité de cocher la case Import/Export du Menu Outils/Options/Divers comme expliqué plus haut.

Exemple de fichiers « Visites.txt »
  13/12/99 00:00:00 ;XXXXXXX;Antoine ;V;135,00 F ;CHQ; ;0,00 F
  13/12/99 00:00:00 ;XXXXXXXXX;Martine ;V;135,00 F ;CHQ; ;0,00 F
  13/12/99 00:00:00 ;XXXXXXXXXX;Mireille ;V;135,00 F ;CHQ; ;0,00 F
  13/12/99 00:00:00 ;&&&&&&&&&;Renée ;V+V ;270,00 F ;CHQ; ;0,00 F
  13/12/99 00:00:00 ;&&&&&&&&&&;Charles ;V;135,00 F ;CHQ; ;0,00 F
  13/12/99 00:00:00 ;&&&&&&&&&;Marcelle ;V+C ;250,00 F ;CHQ; ;0,00 F
  13/12/99 00:00:00 ; » » » » » » » » » ;Paulette;V ;135,00 F ;CHQ; ;0,00 F
  13/12/99 00:00:00 ;$$$$$$$$$ ;Corentin;V ;135,00 F ;CHQ; ;0,00 F

Vous retrouvez comme spécifié les champs Date, Nom, Prénom, Acte, Montant ... (les Noms ont bien sûr été occultés.)

Si vous avez bien suivi ces instructions, l’appel du Menu Fichier/Importer/Importer de l’ASCI devrait vous permettre de retrouver cette fenêtre.

Cliquez sur OK, le tour est joué !... ou presque ! Car afin de ne pas alourdir le propos je ne suis pas rentré dans le détail des paramètres à affecter à l’application source. Par exemple, il faudra veiller à ce que le code des Actes ainsi que leur montant utilisés par l’application externe corresponde bien au code des Actes entré dans le paramétrage de HelloDOC , sinon à l’importation HelloDOC « corrigera » les données en fonction de ses propres paramètres et le résultat risque de différer de ce qui était souhaité. A titre d’exemple je vous propose une capture du Masque de saisie du module Access que j’ai réalisé. Vous pourrez constaterque la saisie des actes est extrêmement rapide car utilisant des raccourcis clavier. Cet exemple ne concerne que la saisie des recettes mais comme nous l’avons vu il est tout à fait possible d’ajouter d’autres champs d’information.

UTILISATION AVANCÉE

Nous avons vu qu’il était relativement simple de faire « avaler » à HelloDOC des données externes, l’utilisateur averti sera heureux d’apprendre qu’il est également possible de récupérer les principales informations enregistrées dans une application externe type Gestionnaire de Base de Données voire dans un simple tableau Excel. En effet, HelloDOC met à la disposition de ces programmes des fichiers ASCI qu’ils seront à même d’exploiter indépendamment.

Cette capture nous montre les différents fichiers qu’Hellodoc peut générer. Les fichiers seront placés dans le répertoire de HelloDOC et porteront l’extension « .asc », par exemple l’exportation des Recettes du cabinet génèrera un fichier « Recettes.asc ».

Cocher la case « Inclure les noms de champs... » permet au logiciel externe de récupérer l’intitulé des champs de base de données, cette option étant disponible dans le module d’importation de la plupart de ces logiciels.

Je pense que si vous êtes parvenu jusqu’à ce point de l’exposé c’est que vous êtes déjà familier de ce type de manipulations et que, par conséquent, je n’ai pas grand chose à vous apprendre ! Je reste néanmoins à votre disposition si, malgré mes efforts, mon propos n’avait pas été assez limpide. Ah oui, qui suis-je ?